Gästefotos auf der Hochzeit sammeln: QR-Code und Diashow

Kurz gesagt: Auf einer Hochzeit mit achtzig Gästen entstehen Hunderte Fotos, und die meisten davon bekommt ihr nie zu sehen. Die einfachste Lösung ist ein QR-Code auf den Tischen, der zu einer Upload-Seite führt: Gäste scannen ihn, wählen ihre Fotos aus und sind fertig, ohne App und ohne Konto. Alles landet an einem Ort, kann auf der Feier als Live-Diashow laufen und lässt sich danach in einem Rutsch herunterladen.

Euer Fotograf liefert wunderschöne Bilder, aber erst nach ein paar Wochen und aus einer einzigen Perspektive. Eure Gäste dagegen fotografieren den ganzen Tag: die Ankunft, die Tränen während der Trauung, das Chaos auf der Tanzfläche, wo der Fotograf gerade nicht stand. Ohne Plan bleiben diese Fotos über Dutzende Handys verstreut, und ihr seht vielleicht fünf davon in einem Gruppenchat. Mit etwas Vorbereitung bekommt ihr sie alle.

Warum ihr die Fotos eurer Gäste haben wollt

• Gäste sehen, was der Fotograf nicht sehen kann. Ein Fotograf kann nicht gleichzeitig beim Brautpaar, an der Bar und auf der Tanzfläche stehen. Achtzig Gäste schon.
• Ihr habt sofort etwas in der Hand. Der Fotograf braucht Wochen für die Bearbeitung. Die Gästefotos gehören euch noch am selben Abend, perfekt für einen ersten Post oder um den Tag beim Frühstück noch einmal zu erleben.
• Es ist Unterhaltung auf der Feier selbst. Eine Diashow mit Fotos vom selben Tag zieht immer Publikum an. Die Leute suchen sich selbst und einander auf dem Bildschirm.

Vier Wege, Gästefotos zu sammeln

Alle vier funktionieren, aber sie unterscheiden sich deutlich im Aufwand und in dem, was am Ende dabei herauskommt.

Der QR-Weg gewinnt bei den Punkten, die hinterher zählen: Ihr bekommt die Originalfotos in voller Auflösung, von allen Gästen statt nur von den aktiven, und an einem privaten Ort statt in einem öffentlichen Feed.

So funktioniert das Teilen von Fotos per QR-Code

Die Idee ist einfach: Auf den Tischen, an der Bar und auf einem Poster hängt ein QR-Code, der zu einer Upload-Seite auf eurer Hochzeitswebsite führt. Ein Gast scannt den Code mit der Handykamera, trägt einen Namen ein, wählt Fotos aus der Galerie aus und schickt sie ab. Das ist alles.

• Keine App, kein Konto. Die Seite öffnet sich einfach im Browser. Gerade ältere Gäste geben in dem Moment auf, in dem sie etwas installieren müssen: je weniger Schritte, desto mehr Fotos bekommt ihr zurück.
• Direkt vom Handy. Gäste laden im Moment selbst hoch. Fotos nach der Hochzeit über einen Gruppenchat einzusammeln ist fast immer ein verlorener Kampf.
• Alles an einem Ort. Ihr seht die Sammlung wachsen und müsst nie wieder Fotos aus Chats, Mails und Alben zusammensuchen.

Eine Live-Diashow auf der Feier

Der beste Moment für eine Fotosammlung ist nicht hinterher, sondern die Feier selbst. Schließt in der Location einen Laptop an einen Beamer oder Fernseher an und stellt die Diashow auf Vollbild. Die Diashow aktualisiert sich von selbst: Sobald ein Gast ein neues Foto hochlädt, taucht es kurz darauf in der Rotation auf.

Das wirkt ansteckend. Gäste sehen das Foto von jemand anderem auf dem Bildschirm erscheinen, greifen zum eigenen Handy und laden auch etwas hoch. Klärt vorab mit der Location, ob ein Beamer oder ein großer Bildschirm vorhanden ist, und tragt im Tagesablauf ein, wer sich um den Aufbau kümmert.

Wenn ihr es lieber ruhiger mögt, gibt es die Sammlung auch als Fotowand oder Polaroid-Wand auf der Hochzeitswebsite selbst, wo Gäste durch die Fotos der anderen stöbern. Wählt, was zur Feier passt: Eine Diashow auf dem Bildschirm ist präsent, eine Fotowand auf der Website ist leise.

Privatsphäre: Haltet es privat

Ein Foto, auf dem jemand erkennbar ist, zählt nach der DSGVO zu den personenbezogenen Daten. Für eine private Hochzeit im eigenen Gästekreis ist das gut handhabbar, aber es ist ein guter Grund, darüber nachzudenken, wo die Fotos landen:

• Wählt einen privaten Ort. Eine Upload-Seite hinter dem Zugangscode eurer Hochzeitswebsite ist nur für eure Gäste erreichbar. Ein öffentliches Album oder ein Hashtag ist das nicht, und nicht jeder Gast will öffentlich im Netz auftauchen.
• Behaltet die Kontrolle. Stellt sicher, dass ihr Fotos löschen könnt, und tut es auch, wenn jemand darum bittet.
• Achtet auf Standortdaten. Handys schreiben standardmäßig GPS-Koordinaten in jede Fotodatei. Wird ein Foto öffentlich geteilt, verrät der Gast unwissentlich, wo er wohnt oder stand. Ein gutes System entfernt diese Metadaten beim Hochladen.

Praktische Tipps für mehr Fotos

• Platziert den QR-Code überall. Eine Karte auf jedem Tisch, ein Poster an der Bar und eines beim Gästebuch. Ein einzelner Hinweis wird übersehen, fünf nicht.
• Lasst euren Zeremonienmeister es ansagen. Ein Satz zu Beginn des Essens ("scannt die Karte auf eurem Tisch und teilt eure Fotos") schlägt jede Karte.
• Verschickt den Link auch digital. Über den Gruppenchat oder WhatsApp erreicht ihr auch die Gäste, die die Karte ignoriert haben, und hochladen geht auch am Tag danach noch.
• Fragt bei jedem Upload nach einem Namen. Dann wisst ihr hinterher, wer was fotografiert hat, und könnt euch richtig bedanken.
• Ladet kurz nach der Hochzeit alles herunter. Legt die komplette Sammlung zu eurem eigenen Backup, neben die Fotos des Fotografen, sobald sie kommen.

So funktioniert es in trwn

Gästefotos sind fester Bestandteil eurer Hochzeitswebsite in trwn. Ihr schaltet die Funktion im Portal ein und druckt direkt die QR-Tischkarten und ein A4-Poster, im Stil eurer Hochzeit. Gäste scannen den Code und landen auf einer Upload-Seite mit euren Namen darauf, ohne App und ohne Konto; der Zugangscode eurer Hochzeitswebsite steckt schon im QR-Code, niemand muss also etwas eintippen. Der Upload-Link lässt sich außerdem mit einem Tipp über WhatsApp teilen.

Jeder Gast kann bis zu fünfundzwanzig Fotos einreichen. Ihr entscheidet, ob Gäste die Fotos der anderen sehen, und in welcher Form: als Fotowand, als Polaroid-Wand oder als Diashow im Vollbild, die sich von selbst aktualisiert, bereit für den Beamer oder Fernseher auf der Feier. Jedes Foto wird beim Hochladen von Standortdaten befreit und privat gespeichert, nie unter einem öffentlichen Link. Im Portal seht ihr jedes Foto mit Name und Datum, löscht jedes Foto mit einem Klick und ladet die ganze Sammlung nach der Hochzeit als Zip herunter. Sie liegt direkt neben dem Online-Gästebuch, in dem Gäste auf demselben Weg geschriebene Nachrichten und Sprachnachrichten hinterlassen. Hochzeitsplaner richten das für ihre Paare in wenigen Minuten ein; siehe trwn für Hochzeitsplaner.

Häufige Fragen

Wie sammelt man alle Fotos, die Gäste auf einer Hochzeit machen?

Mit einem QR-Code auf den Tischen und an der Bar, der zu einer Upload-Seite auf der Hochzeitswebsite führt. Gäste scannen den Code mit dem Handy, tragen ihren Namen ein und schicken ihre Fotos direkt ab, ohne App und ohne Konto. Alles landet an einem Ort, und nach der Hochzeit ladet ihr die ganze Sammlung in einem Rutsch herunter. Das funktioniert besser als ein geteiltes Album oder ein Gruppenchat, in dem Fotos komprimiert werden und die Hälfte der Gäste nie etwas postet.

Müssen Gäste eine App installieren, um Fotos zu teilen?

Nein. Eine Upload-Seite hinter einem QR-Code funktioniert im Browser jedes Handys. Gäste scannen den Code, wählen ihre Fotos aus und sind fertig. Gerade ältere Gäste geben in dem Moment auf, in dem sie eine App installieren oder ein Konto anlegen müssen: je weniger Schritte, desto mehr Fotos kommen zurück.

Wie funktioniert eine Live-Diashow mit Gästefotos auf der Feier?

Ihr schließt in der Location einen Laptop an einen Beamer oder Fernseher an und stellt die Diashow auf Vollbild. Die Diashow aktualisiert sich von selbst: Sobald ein Gast ein neues Foto hochlädt, taucht es kurz darauf in der Rotation auf. Gäste sehen ihre eigenen Fotos auf dem Bildschirm erscheinen, und das ist die beste Werbung dafür, noch mehr hochzuladen.

Darf man Fotos seiner Hochzeitsgäste online teilen?

Vorsicht damit. Ein Foto, auf dem jemand erkennbar ist, zählt nach der DSGVO zu den personenbezogenen Daten, und nicht jeder Gast möchte öffentlich im Netz auftauchen. Wählt statt eines öffentlichen Albums oder der sozialen Medien einen privaten Ort, den nur eure Hochzeitsgäste erreichen, und löscht ein Foto, wenn jemand darum bittet. Achtet außerdem auf die Standortdaten, die Handys in Fotodateien schreiben.