Hochzeitscheckliste: Zeitplan für 12 Monate

Kurz gesagt: Beginnt mit den drei Entscheidungen, an denen alles andere hängt, nämlich Budget, Gästezahl und Location, und trefft sie neun bis zwölf Monate im Voraus. Bucht danach die Dienstleister, die nur eine Hochzeit pro Tag können, stellt eure Hochzeitswebsite online, wenn die Save-the-Dates rausgehen, und haltet die letzten zwei Wochen frei von neuen Entscheidungen. Ein Jahr klingt lang; eine Hochzeit füllt es mühelos.

Jede Hochzeit ist anders, aber die Reihenfolge der Planung ist erstaunlich ähnlich. Die Falle ist nicht, dass eine einzelne Aufgabe schwer wäre; sie ist, dass alles auf einmal kommt, wenn ihr zu spät anfangt, und dass frühe Entscheidungen still voneinander abhängen. Eine Checkliste hält die Reihenfolge gerade, damit ihr die großen Dinge entscheidet, solange es noch Auswahl gibt, und die kleinen, wenn sie wirklich dran sind.

12 bis 9 Monate vorher: die großen Drei

• Legt das Budget fest. Einigt euch, was ihr ausgeben könnt und wollt und wer etwas beisteuert. Jede spätere Entscheidung stützt sich auf diese Zahl; wie Paare sie typischerweise aufteilen, zeigt unsere Hochzeitsbudget-Aufteilung.
• Entwerft die Gästeliste. Eine grobe Zahl reicht in dieser Phase: Sie entscheidet, welche Locations passen, und treibt die meisten Kosten. Klärt früh, wie ihr mit Tagesgästen, Abendgästen und Kindern umgeht.
• Wählt Datum und Location. Beliebte Locations sind für Samstage in der Hochsaison ein Jahr oder länger im Voraus ausgebucht. Besichtigt zwei oder drei, fragt, was enthalten ist und was nicht, und unterschreibt erst, wenn das Angebot vollständig ist.
• Regelt den rechtlichen Teil. Die Regeln unterscheiden sich je nach Land und Gemeinde: Anmeldefristen, Trauzeugen, Dokumente. Schaut nach, was dort gilt, wo ihr heiratet, und tragt die Fristen jetzt in euren Kalender ein.

9 bis 6 Monate vorher: die Dienstleister mit einer Hochzeit pro Tag

Fotografen, Bands, DJs und Caterer können nur eine Hochzeit pro Tag bedienen. Sie sind in derselben Reihenfolge ausgebucht wie die Locations, bucht sie also direkt nach der Location.

• Bucht Fotograf und Videograf. Wählt zuerst nach Stil, dann nach Budget; diese Fotos schaut ihr euch jahrzehntelang an.
• Bucht Musik und Catering. Holt Angebote schriftlich ein, einschließlich Anfahrt, Überstunden und Aufbau, den klassischen Überraschungen.
• Verschickt die Save-the-Dates. Acht bis zwölf Monate vorher, bei einer Hochzeit im Ausland früher. Stellt gleichzeitig eure Hochzeitswebsite online, auch wenn sie vorerst nur Datum und Location zeigt.
• Beginnt mit den Outfits. Maßanfertigung braucht Monate, und Änderungen kommen obendrauf.

6 bis 3 Monate vorher: gebt dem Tag Form

• Plant die Trauung. Wer sie leitet, wer spricht, welche Musik läuft. Trennt, was rechtlich vorgeschrieben ist und was euer eigenes Ritual ist.
• Bestellt die Einladungen und stellt die Website fertig. Die Einladungen gehen rund drei Monate vorher raus, mit dem vollständigen Programm, dem Dresscode und einer Rückmeldefrist. Lasst Gäste über das Rückmeldeformular eurer Hochzeitswebsite antworten, dann landen Antworten und Essenswünsche in einer Liste statt in eurem Postfach.
• Bestellt die Ringe. Standardkollektionen brauchen Wochen bis zur Lieferung, Sonderanfertigungen Monate. Eine Gravur kommt obendrauf.
• Fragt die Menschen, die ihr braucht. Trauzeugen, wo sie vorgeschrieben sind, einen Zeremonienmeister, Redner. Gebt jedem von ihnen eine Seite mit dem, was ihr erwartet.
• Bucht die Extras. Florist, Torte, Transport, Probetermin für Haare und Make-up.

3 Monate bis 3 Wochen vorher: von Plänen zu Zahlen

• Hakt die Rückmeldungen nach. Setzt die Frist auf vier bis sechs Wochen vor dem Tag und mindestens zwei Wochen bevor Location und Caterer die endgültigen Zahlen brauchen.
• Macht den Sitzplan. Beginnt nach der Rückmeldefrist, nicht davor; jede Änderung vorher ist doppelte Arbeit.
• Schreibt den Tagesablauf. Minute für Minute, vom Fertigmachen bis zum letzten Tanz, mit einem Namen, der für jeden Schritt verantwortlich ist. Teilt ihn mit den Dienstleistern und dem Zeremonienmeister.
• Plant die Gästefotos. Entscheidet, wie ihr die Fotos eurer Gäste sammelt, zum Beispiel mit einem QR-Code und einer Live-Diashow, und nehmt die gedruckten Karten in eure Bestellung auf. Derselbe QR-Trick funktioniert für das Online-Gästebuch, in dem Gäste Nachrichten und Sprachnachrichten hinterlassen.
• Bestätigt jeden Dienstleister schriftlich. Uhrzeiten, Adressen, Ansprechpartner am Tag selbst.

Die letzten zwei Wochen: keine neuen Entscheidungen

• Letzte Anprobe und endgültige Zahlen. Gebt die endgültige Gästezahl an Location und Caterer weiter.
• Übergebt den Tag. Geht mit dem Zeremonienmeister den Tagesablauf durch; ab jetzt gehen Fragen an ihn, nicht an euch.
• Packt eine Box für den großen Tag. Ringe, Eheversprechen, Ladekabel, Schmerztabletten, der ausgedruckte Tagesablauf.
• Schützt den Puffer. Alles Neue, das jetzt auftaucht, kommt auf die Liste "nach der Hochzeit", außer es ist wirklich dringend.

In weniger als einem Jahr planen?

Dieselbe Reihenfolge funktioniert auch auf kürzerer Strecke; ihr staucht nur den Anfang. Mit sechs Monaten erledigt ihr die großen Drei im ersten Monat und die Dienstleister mit einer Hochzeit pro Tag direkt danach. Mit drei Monaten ist Flexibilität euer Freund: Ein Wochentag oder ein Termin außerhalb der Saison öffnet Locations und Dienstleister, die für Samstage längst vergeben sind. Streicht Entscheidungen, nicht Sorgfalt: weniger Optionen pro Wahl, nicht mehr Abstriche am Tag selbst.

So funktioniert es in trwn

Diese komplette Checkliste lebt in trwn als Aufgabenliste mit Fristen auf einer Zeitleiste bis zu eurem Hochzeitsdatum, die richtigen Aufgaben tauchen also im richtigen Moment auf statt alle auf einmal. Gästeliste, Rückmeldungen, Budget, Dienstleister und der Tagesablauf sind verbunden: Eine Rückmeldung aktualisiert eure Zahlen, ein Angebot aktualisiert euer Budget, und der Tagesablauf lässt sich als PDF für eure Dienstleister exportieren.

Paare bekommen all das, einschließlich der Hochzeitswebsite mit Rückmeldungen, für einen einmaligen Preis; siehe trwn für Paare. Hochzeitsplaner führen jede Hochzeit aus einem Dashboard und teilen genau diese Checkliste mit ihren Paaren; siehe trwn für Hochzeitsplaner.

Häufige Fragen

Wann sollte man mit der Hochzeitsplanung beginnen?

Neun bis zwölf Monate im Voraus sind für eine komplette Hochzeit komfortabel: genug Zeit, um eine Location zu wählen, solange es noch Auswahl gibt, und die Dienstleister zu buchen, die nur eine Hochzeit pro Tag können. Beginnt mit dem Budget, der groben Gästezahl und der Location, denn an diesen dreien hängt jede weitere Entscheidung.

Was bucht man für eine Hochzeit zuerst?

Die Location, direkt nachdem Budget und grobe Gästezahl feststehen. Nach der Location kommen die Dienstleister, die nur eine Hochzeit pro Tag bedienen können: Fotograf, Band oder DJ und Caterer. Alles andere, von Blumen bis Transport, hat mehr Angebot und kann bis drei bis sechs Monate vorher warten.

Wann verschickt man Save-the-Dates und Einladungen?

Save-the-Dates gehen acht bis zwölf Monate vorher raus, bei einer Hochzeit im Ausland früher. Die Einladungen folgen rund drei Monate vorher, mit dem vollständigen Programm, dem Dresscode und einer Rückmeldefrist von vier bis sechs Wochen vor dem Tag, damit Location und Caterer ihre endgültigen Zahlen rechtzeitig bekommen.

Kann man eine Hochzeit in sechs Monaten planen?

Ja, wenn ihr den Anfang staucht: Klärt Budget, Gästezahl und Location im ersten Monat und bucht direkt danach die Dienstleister mit einer Hochzeit pro Tag. Flexibilität beim Datum hilft am meisten, denn ein Wochentag oder ein Termin außerhalb der Saison öffnet Locations und Dienstleister, die für Samstage ausgebucht sind. Der Rest der Checkliste behält dieselbe Reihenfolge, nur dichter beieinander.