Check-list mariage : le rétroplanning sur 12 mois

En bref : commencez par les trois décisions dont tout le reste dépend, à savoir le budget, le nombre d'invités et le lieu, et prenez-les neuf à douze mois à l'avance. Réservez ensuite les prestataires qui ne peuvent faire qu'un mariage par jour, mettez votre site de mariage en ligne quand partent vos save-the-date, et gardez les deux dernières semaines libres de toute nouvelle décision. Une année semble longue ; un mariage la remplit facilement.

Chaque mariage est différent, mais l'ordre de l'organisation se ressemble étonnamment. Le piège, ce n'est pas qu'une tâche en particulier soit difficile ; c'est qu'elles arrivent toutes en même temps quand on s'y prend trop tard, et que les premières décisions dépendent discrètement les unes des autres. Une check-list garde l'ordre en place : vous décidez les grandes choses tant qu'il y a encore du choix, et les petites au moment où elles deviennent vraiment pertinentes.

De 12 à 9 mois avant : les trois grandes décisions

• Fixez le budget. Mettez-vous d'accord sur ce que vous pouvez et voulez dépenser, et sur qui contribue. Chaque décision ultérieure s'appuie sur ce chiffre ; voir notre répartition du budget de mariage pour la façon dont les couples le découpent en général.
• Ébauchez la liste d'invités. Un ordre de grandeur suffit à ce stade : il détermine quels lieux conviennent et pilote l'essentiel des coûts. Décidez tôt comment vous gérez les invités de la journée, ceux du soir et les enfants.
• Choisissez la date et le lieu. Les lieux prisés se réservent un an ou plus à l'avance pour les samedis de haute saison. Visitez-en deux ou trois, demandez ce qui est inclus et ce qui ne l'est pas, et ne signez que lorsque le devis est complet.
• Réglez la partie légale. Les règles varient selon le pays et la commune : délais de publication, témoins, documents. Renseignez-vous sur ce qui s'applique là où vous vous mariez et inscrivez dès maintenant les échéances dans votre agenda.

De 9 à 6 mois avant : les prestataires à un mariage par jour

Photographes, groupes, DJ et traiteurs ne peuvent servir qu'un mariage par jour. Leur agenda se remplit dans le même ordre que celui des lieux : réservez-les juste après le lieu.

• Réservez photographe et vidéaste. Choisissez d'abord sur le style, ensuite sur le budget ; ces photos, vous les regarderez pendant des décennies.
• Réservez la musique et le traiteur. Exigez des devis écrits, déplacements, heures supplémentaires et frais d'installation compris : ce sont les surprises classiques.
• Envoyez les save-the-date. Huit à douze mois à l'avance, et plus tôt pour un mariage à l'étranger. Mettez en même temps votre site de mariage en ligne, même s'il ne contient pour l'instant que la date et le lieu.
• Lancez-vous sur les tenues. Le sur-mesure demande des mois, et les retouches s'y ajoutent.

De 6 à 3 mois avant : donnez forme à la journée

• Préparez la cérémonie. Qui officie, qui prend la parole, quelle musique joue. Distinguez ce qui relève de l'obligation légale et ce qui est votre propre rituel.
• Commandez les faire-part et terminez le site. Les faire-part partent environ trois mois à l'avance, avec le programme complet, le dress code et une date limite de RSVP. Laissez les invités répondre via le formulaire RSVP de votre site de mariage : les réponses et les restrictions alimentaires atterrissent dans une seule liste plutôt que dans votre boîte mail.
• Commandez les alliances. Les collections standard demandent des semaines de livraison ; le sur-mesure, des mois. La gravure rallonge encore.
• Sollicitez les personnes dont vous avez besoin. Des témoins là où c'est obligatoire, un maître de cérémonie, celles et ceux qui prendront la parole. Donnez à chacun une page avec ce que vous attendez.
• Réservez les extras. Fleuriste, gâteau, transport, essai coiffure et maquillage.

De 3 mois à 3 semaines avant : des plans aux chiffres

• Relancez les RSVP. Fixez la date limite quatre à six semaines avant le jour J, et au moins deux semaines avant que le lieu et le traiteur n'aient besoin des chiffres définitifs.
• Faites le plan de table. Commencez après la date limite de RSVP, pas avant ; chaque changement antérieur est du travail en double.
• Écrivez le déroulé du jour. Minute par minute, des préparatifs à la dernière danse, avec un responsable désigné pour chaque étape. Partagez-le avec les prestataires et le maître de cérémonie.
• Prévoyez les photos des invités. Décidez comment vous récupérez les photos que prennent vos invités, par exemple avec un QR code et un diaporama en direct, et ajoutez les cartes imprimées à votre commande. La même astuce QR fonctionne pour le livre d'or en ligne, où les invités laissent des messages et des messages vocaux.
• Confirmez chaque prestataire par écrit. Horaires, adresses, personne à contacter le jour même.

Les deux dernières semaines : aucune nouvelle décision

• Dernier essayage et chiffres définitifs. Transmettez le nombre d'invités définitif au lieu et au traiteur.
• Transmettez la journée. Passez le déroulé en revue avec le maître de cérémonie ; à partir de maintenant, les questions lui sont adressées, pas à vous.
• Préparez une boîte du jour J. Alliances, vœux, chargeurs, antidouleurs, le déroulé imprimé.
• Protégez la réserve. Toute nouveauté qui surgit maintenant rejoint la liste « après le mariage », sauf vraie urgence.

Organiser en moins d'un an ?

Le même ordre fonctionne sur un délai plus court ; vous compressez simplement le début. Avec six mois, réglez les trois grandes décisions le premier mois et les prestataires à un mariage par jour aussitôt après. Avec trois mois, la flexibilité est votre alliée : un jour de semaine ou une date hors saison ouvre des lieux et des prestataires partis depuis longtemps pour les samedis. Réduisez les décisions, pas le soin : moins d'options étudiées par choix, et non plus de concessions le jour J.

Comment ça marche dans trwn

Toute cette check-list vit dans trwn sous forme de liste de tâches avec des échéances, échelonnées jusqu'à la date de votre mariage, pour que les bonnes tâches remontent au bon moment plutôt que toutes en même temps. La liste d'invités, les RSVP, le budget, les prestataires et le déroulé du jour sont reliés : un RSVP met vos chiffres à jour, un devis met votre budget à jour, et le déroulé s'exporte en PDF pour vos prestataires.

Les couples reçoivent tout cela, site de mariage avec RSVP compris, pour un prix unique payé en une fois ; voir trwn pour les couples. Les wedding planners pilotent chaque mariage depuis un seul tableau de bord et partagent exactement cette check-list avec leurs couples ; voir trwn pour les wedding planners.

Questions fréquentes

Quand faut-il commencer à organiser un mariage ?

Neuf à douze mois à l'avance est un délai confortable pour un mariage complet : assez de temps pour choisir un lieu tant qu'il y a encore du choix, et pour réserver les prestataires qui ne peuvent faire qu'un mariage par jour. Commencez par le budget, l'ordre de grandeur du nombre d'invités et le lieu, car toutes les autres décisions dépendent de ces trois-là.

Que faut-il réserver en premier pour un mariage ?

Le lieu, dès que vous connaissez votre budget et l'ordre de grandeur du nombre d'invités. Après le lieu, réservez les prestataires qui ne peuvent servir qu'un mariage par jour : photographe, groupe ou DJ, et traiteur. Tout le reste, des fleurs au transport, offre plus de choix et peut attendre trois à six mois avant le jour J.

Quand envoyer les save-the-date et les faire-part ?

Les save-the-date partent huit à douze mois à l'avance, plus tôt pour un mariage à l'étranger. Les faire-part suivent environ trois mois avant, avec le programme complet, le dress code et une date limite de RSVP fixée quatre à six semaines avant le jour J, pour que le lieu et le traiteur reçoivent leurs chiffres définitifs à temps.

Peut-on organiser un mariage en six mois ?

Oui, à condition de compresser le début : réglez le budget, le nombre d'invités et le lieu le premier mois, et réservez aussitôt après les prestataires à un mariage par jour. La flexibilité sur la date aide le plus, car un jour de semaine ou une date hors saison ouvre des lieux et des prestataires complets pour les samedis. Le reste de la check-list garde le même ordre, simplement plus resserré.