Checklist per organizzare il matrimonio: un calendario di 12 mesi

In breve: iniziate dalle tre decisioni da cui dipende tutto il resto, cioè budget, numero di invitati e location, e prendetele con nove-dodici mesi di anticipo. Poi prenotate i fornitori che possono fare un solo matrimonio al giorno, mettete online il sito del matrimonio quando partono i save the date, e tenete le ultime due settimane libere da nuove decisioni. Un anno sembra lungo; un matrimonio lo riempie con facilità.

Ogni matrimonio è diverso, ma l'ordine della pianificazione è sorprendentemente simile. La trappola non è che un singolo compito sia difficile; è che arrivano tutti insieme quando si parte tardi, e che le decisioni iniziali dipendono silenziosamente l'una dall'altra. Una checklist tiene l'ordine in riga, così decidete le cose grandi finché c'è ancora scelta, e le piccole quando sono davvero rilevanti.

Da 12 a 9 mesi prima: le tre grandi decisioni

• Stabilite il budget. Mettetevi d'accordo su cosa potete e volete spendere, e chi contribuisce. Ogni decisione successiva poggia su questo numero; nella nostra suddivisione del budget di nozze vedete come gli sposi lo dividono di solito.
• Abbozzate la lista degli invitati. A questo punto basta un numero approssimativo: decide quali location vanno bene e determina gran parte dei costi. Stabilite presto come gestire invitati al giorno, invitati alla sera e bambini.
• Scegliete la data e la location. Le location più richieste sono prenotate con un anno o più di anticipo per i sabati in alta stagione. Visitatene due o tre, chiedete cosa è incluso e cosa no, e firmate solo quando il preventivo è completo.
• Sistemate la parte legale. Le regole cambiano per paese e comune: tempi di pubblicazione, testimoni, documenti. Verificate cosa vale dove vi sposate e mettete subito le scadenze in calendario.

Da 9 a 6 mesi prima: i fornitori da un matrimonio al giorno

Fotografi, band, DJ e catering possono servire un solo matrimonio al giorno. Si riempiono nello stesso ordine delle location, quindi prenotateli subito dopo la location.

• Prenotate fotografo e videomaker. Scegliete prima per stile, poi per budget; queste foto le guarderete per decenni.
• Prenotate musica e catering. Fatevi dare i preventivi per iscritto, comprensivi di trasferta, straordinari e allestimento, le classiche sorprese.
• Inviate i save the date. Da otto a dodici mesi prima, e ancora prima per un matrimonio all'estero. Mettete online il vostro sito del matrimonio nello stesso momento, anche se per ora contiene solo la data e la location.
• Iniziate con gli abiti. Il su misura richiede mesi, e le modifiche sartoriali si aggiungono dopo.

Da 6 a 3 mesi prima: date forma alla giornata

• Pianificate la cerimonia. Chi celebra, chi parla, quale musica suona. Decidete cosa è obbligo di legge e cosa è un vostro rituale.
• Ordinate le partecipazioni e completate il sito. Le partecipazioni partono circa tre mesi prima, con il programma completo, il dress code e una scadenza per l'RSVP. Fate rispondere gli invitati tramite il modulo RSVP sul vostro sito del matrimonio, così risposte ed esigenze alimentari finiscono in un'unica lista invece che nella vostra casella di posta.
• Ordinate le fedi. Le collezioni standard richiedono settimane di consegna; il lavoro su misura richiede mesi. L'incisione allunga ancora i tempi.
• Chiedete alle persone che vi servono. I testimoni dove richiesti, un cerimoniere, chi farà i discorsi. Date a ciascuno una pagina con cosa vi aspettate.
• Prenotate gli extra. Fiorista, torta, trasporti, prova di acconciatura e trucco.

Da 3 mesi a 3 settimane prima: dai piani ai numeri

• Sollecitate le conferme di presenza. Fissate la scadenza quattro-sei settimane prima del giorno, e almeno due settimane prima che location e catering abbiano bisogno dei numeri definitivi.
• Preparate la disposizione dei tavoli. Iniziate dopo la scadenza dell'RSVP, non prima; ogni modifica precedente è lavoro doppio.
• Scrivete il programma della giornata. Minuto per minuto, dai preparativi all'ultimo ballo, con un responsabile per ogni passaggio. Condividetelo con i fornitori e con il cerimoniere.
• Pianificate le foto degli invitati. Decidete come raccogliere le foto che scattano i vostri invitati, per esempio con un codice QR e uno slideshow dal vivo, e aggiungete i cartoncini stampati al vostro ordine. Lo stesso trucco del QR funziona per il guestbook online, dove gli invitati lasciano messaggi e note vocali.
• Confermate ogni fornitore per iscritto. Orari, indirizzi, referente per il giorno stesso.

Le ultime due settimane: nessuna nuova decisione

• Ultima prova e numeri definitivi. Comunicate il numero definitivo di invitati a location e catering.
• Consegnate la giornata. Ripassate il programma con il cerimoniere; da questo momento le domande vanno a lui, non a voi.
• Preparate la scatola del giorno. Fedi, promesse, caricabatterie, antidolorifici, il programma stampato.
• Proteggete il margine. Tutto ciò che spunta adesso va nella lista "dopo il matrimonio", a meno che non sia davvero urgente.

State pianificando in meno di un anno?

Lo stesso ordine funziona anche con meno tempo; semplicemente comprimete la parte iniziale. Con sei mesi, prendete le tre grandi decisioni nel primo mese e subito dopo prenotate i fornitori da un matrimonio al giorno. Con tre mesi, la flessibilità è vostra amica: un giorno feriale o una data fuori stagione apre location e fornitori che per i sabati sono spariti da tempo. Tagliate le decisioni, non la cura: meno opzioni valutate per ogni scelta, non più compromessi sul giorno stesso.

Come funziona in trwn

Tutta questa checklist vive in trwn come lista di attività con scadenze su una linea temporale verso la data delle nozze, così le attività giuste emergono al momento giusto invece che tutte insieme. Lista degli invitati, conferme di presenza, budget, fornitori e programma della giornata sono collegati: una conferma aggiorna i vostri numeri, un preventivo aggiorna il budget, e il programma si esporta in PDF per i fornitori.

Gli sposi ricevono tutto questo, compreso il sito del matrimonio con RSVP, per un unico prezzo una tantum; vedi trwn per gli sposi. I wedding planner gestiscono ogni matrimonio da un'unica dashboard e condividono proprio questa checklist con i loro sposi; vedi trwn per i wedding planner.

Domande frequenti

Quando bisogna iniziare a organizzare un matrimonio?

Nove-dodici mesi prima è un margine comodo per un matrimonio completo: c'è abbastanza tempo per scegliere una location finché c'è ancora scelta, e per prenotare i fornitori che possono fare un solo matrimonio al giorno. Iniziate da budget, numero approssimativo di invitati e location, perché ogni altra decisione dipende da quei tre.

Cosa si prenota per primo per un matrimonio?

La location, subito dopo aver definito budget e numero approssimativo di invitati. Dopo la location, prenotate i fornitori che possono servire un solo matrimonio al giorno: fotografo, band o DJ, e catering. Tutto il resto, dai fiori ai trasporti, ha più disponibilità e può aspettare fino a tre-sei mesi prima.

Quando si inviano i save the date e le partecipazioni?

I save the date partono da otto a dodici mesi prima, ancora prima per un matrimonio all'estero. Le partecipazioni seguono circa tre mesi prima, con il programma completo, il dress code e una scadenza RSVP di quattro-sei settimane prima del giorno, così location e catering ricevono i numeri definitivi in tempo.

Si può organizzare un matrimonio in sei mesi?

Sì, se comprimete la partenza: definite budget, numero di invitati e location nel primo mese, e prenotate subito dopo i fornitori da un matrimonio al giorno. La flessibilità sulla data aiuta più di tutto, perché un giorno feriale o una data fuori stagione apre location e fornitori già al completo per i sabati. Il resto della checklist mantiene lo stesso ordine, solo più ravvicinato.